Comment gérer les notes de frais en entreprise ?

Les diverses dépenses pour l’accomplissement d’une mission en faveur de l’entreprise font partie des notes de frais. Il est à noter que seules les dépenses pour le bénéfice de la société sont prises en compte dans ces notes de frais.

Système de remboursement des notes de frais

Dans la gestion des notes de frais, il existe trois manières de se faire rembourser ses frais professionnels. L’un d’entre eux est le système du remboursement aux frais réels. Il s’agit d’un système qui consiste à rembourser le montant exact des sommes engagées, sur présentation de la facture d’achat (une facture de restaurant, un ticket de transport, de stationnement ou de péage…). Le deuxième système est le système forfaitaire qui est un remboursement selon un forfait, dont le barème est mis en place par l’URSSAF. Ce mode de remboursement n’est disponible que pour les salariés. Les dirigeants ne peuvent pas en bénéficier. Le dernier système de remboursement est la déduction fiscale pour frais professionnels. Cette méthode est appliquée sur la rémunération de l’employé concerné par la mission, dans le cadre de son imposition personnelle à l’impôt sur le revenu. La déduction fiscale s’élève à environ 10 % et elle est plafonnée (environ 7 000 euros par an).

Comment bien établir une note de frais ?

Pour une bonne gestion des notes de frais, il y a des règles à suivre dans son établissement. Ces spécificités sont surtout à noter pour les dépenses en restauration, les tickets d’hébergement et les indemnités de déplacement. Pour les charges de restauration, le motif de l’invitation, le nom des bénéficiaires doivent être mentionnés dans la note. Les indemnités de déplacement sont applicables si le dirigeant ou un employé utilise sa voiture personnelle dans le cadre de sa mission. Ceci ne prend pas en compte une location même si la voiture a été louée sous le nom d’un employé ou du chef d’entreprise. Toute autre dépense engagée dans l’intérêt d’une institution, pouvant être restituée et soutenue par une preuve, peut être adoptée dans une note de frais.

Comment tenir une note de frais ?

Une simple comptabilité tenue sous Excel suffit pour assurer la gestion des notes de frais. Vous devez juste vous assurer d’y indiquer tous les renseignements pour être en conformité avec le règlement intérieur sans oublier d’y joindre tous les justificatifs. Aucun délai n’est vraiment prévu par la loi pour le remboursement. Mais généralement, les notes de frais sont établies à chaque fin de mois. Le cas échéant, cela s’effectue durant la paie ou le virement des salaires.

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